Les facteurs clés de succès d’un projet « Clé en main »

Les facteurs clés de succès d’un projet « Clé en main »

L’industrie est un secteur en constante évolution. Elle est soumise à de nombreuses normes mais également aux innovations permanentes en termes de technologies et de matériaux afin de faire progresser ce secteur vers une industrie plus verte et durable.

Les premières lois relatives à la transition énergétique pour la croissance verte sont venues réglementer l’industrie pour une réduction progressive des produits à usage unique non compostables ou non biosourcés.

Il va donc y avoir du changement dans l’industrie pour proposer des alternatives durables et écoresponsables augmentant de façon exponentielle les besoins de main d’œuvre qualifiée.

De nouvelles lignes de production de plus en plus rentables et respectueuses de l’environnement, tel est l’enjeu stratégique de nos clients aujourd’hui.

Ils cherchent à faire évoluer leurs sites de production en intégrant de nouvelles lignes rapides et efficaces, avec un coefficient de productivité accru et l’utilisation de nouveaux matériaux limitant leur impact sur l’environnement.

C’est ainsi que les demandes de projets « Clé en main » se sont fortement développées.

Un seul objectif :  répondre aux besoins des fabricants de machines (OEM) qui cherchent à faire installer de nouvelles lignes de production par des experts qualifiés dans un délai contraint et à coût maîtrisé.

 

 

 

 

Les projets « Clé en Main »

ou « projets Turnkey », sont des packages d’activités définis entre nos clients et nos équipes qui vont de l’installation à la réception technique de lignes complètes, de machines seules (intégration) ou de modifications de machines. Ce sont des forfaits avec des prestations incluses, ce qu’on appelle le « scope » et des prestations exclues, appelées le « hors scope ».

A titre d’exemple, en 2020 SOCAPS a installé deux lignes complètes de bouteilles en verre aux Philippines. Ces lignes ont nécessité 6 semaines de travail pour plus de 80 intervenants sur site. Nous sommes intervenus de la matière première à l’emballage, du dépalettiseur au palettiseur en passant par les remplisseuses et les pasteurisateurs.

Les turnkey chez SOCAPS

Chez SOCAPS, les projets turnkey ont été déployés depuis 4 ans pour répondre à la demande de nos clients. 90% de ces projets concernent des clients de l’industrie agro-alimentaire dont la plupart se situent dans des endroits éloignés, risqués ou difficile d’accès. Ils durent en moyenne de 4 à 8 semaines, en fonction de l’acheminement des matériaux, et concernent l’installation d’une ligne complète (hors démarrage). Dans ce cadre-là, SOCAPS accompagne ses clients pour faciliter les déplacements de ses intervenants et installer les lignes au plus tôt. Nous disposons d’un système interne de planification de voyages qui permet d’optimiser les déplacements tant en termes de temps que de coûts.

Pour compléter nos domaines d’expertises nous pouvons faire appel à des partenaires en fonction des projets pour nous appuyer localement sur des fournisseurs reconnus sur les moyens de levage, le soudage, la fourniture de composants…

En 2020, SOCAPS a travaillé sur un projet de remise en état d’un système de stockage automatisé de palettes pour un client dans la logistique. Ce projet localisé aux Pays-Bas a nécessité l’intervention de 2 techniciens sur une période de 20 jours, dans des conditions extrêmes, car les lignes se situaient dans un entrepôt de stockage frigorifique à des températures enregistrées à -28°C.

Actuellement, deux projets turnkey sont en cours en Inde et en Egypte. Ces projets concernent l’installation de lignes complètes de PET pour différents fabricants de machines dans l’industrie agro-alimentaire.

SOCAPS intervient sur ces chantiers grâce à son réseau mondial d’intervenants disponibles dans plus de 50 pays, dans la plupart des cas, localement.

La demande concernant ce type de projets étant croissante, nous prévoyons que l’activité va doubler sur l’exercice 2021.

Tous ces projets sont gérés par Vincent Delarue, notre Directeur Technique.

Après avoir initié sa carrière chez “SIDEL” en 1997, où il a réalisé plusieurs missions à l’international (au Mexique, en Japon, en Autriche et en France), Vincent Delarue a travaillé chez “Plastipak” en tant qu’Expert soufflage PET, Directeur de Projets puis Directeur d’usine. Il occupa ensuite le poste de Directeur Général chez “TecPack” avant d’intégrer SOCAPS.

Depuis 2017 Vincent Delarue occupe le poste de Directeur Technique et Expert blowing chez SOCAPS et il est basé à Mer dans la région Centre-Val de Loire où se trouve également l’atelier SOCAPS.

Son parcours, technique et international, lui a permis de se construire une solide expérience dans les projets complexes comme les “Turnkey”. Il nous fait ainsi bénéficier de ses conseils pour réussir de tels projets.

 

 

La réussite d’un projet c’est la Préparation

80% du succès d’un projet réside dans sa préparation, les 20% restants concernent la communication, essentielle durant toute la durée du projet et entre tous les interlocuteurs.

La préparation

Une préparation de projet bâclée et c’est un projet qui court à l’échec. Prenez votre temps pour détailler et vérifier point par point tous les aspects du projet : organisationnels, techniques, financiers et structurels.

Chez SOCAPS, nous avons construit un parcours afin de préparer au mieux notre offre.

Avant même de soumettre une offre, nous réalisons une analyse rapide du projet, nous permettant d’évaluer les risques éventuels (humains et financiers) tant pour les intervenants que pour le client. 

Cette analyse rapide se compose de deux documents :

  • Le « RFQ »  (Request For Quotation)

Recense toutes les informations concernant le projet du client dans 4 catégories :

  1. Les informations générales du client et du projet
  2. Les types de machines concernées
  3. Les informations relatives à la production
  4. Définition du périmètre de l’intervention (limites de scope)
  • La matrice GO / NO GO

A partir du RFQ et des échanges avec le client, nous saisissons les informations dans une matrice « GO / NO GO » que nous avons créée en afin de savoir si nous allons ou non chiffrer le projet.

Cette matrice est constituée de 3 catégories, par ordre d’importance :

  1. Les risques en matière de santé et sécurité
  2. Le risque technique
  3. Le risque commercial

 Après la saisie de l’ensemble de ces informations, la matrice (pondérée en fonction des différents critères d’importance déterminés par notre équipe d’experts techniques) indiquera si nous devons ou non quotter le projet du client.

Cette étape évite l’engorgement de notre structure de chiffrage afin construire des offres uniquement pour des projets où nous pouvons répondre aux exigences posées par nos clients et que pensons pouvoir remporter.

 

L’offre

Après un résultat favorable rendu par notre matrice GO/NO GO, nous construisons l’offre que nous allons soumettre au client.

La rédaction de l’offre est une étape essentielle à la réussite du projet. Cette offre se doit d’être claire, précise et le plus détaillée possible avec une liste des activités comprises dans le scope et une liste des actions « hors scope », non incluses dans le forfait, vu au préalable avec le client.

Il faut veiller à se renseigner auprès du client pour savoir s’il dispose d’ores et déjà d’une base de données commune, d’outils informatiques, de plateformes, d’indicateurs attendus, etc., disponibles et accessibles par toutes les parties prenantes du projet afin de générer des documents communs et d’assurer le bon suivi du dossier jusqu’à la fin du projet.

Si ces outils ne sont pas disponibles ou inexistants, développez-vos propres outils en amont du projet (tableaux Excel, outil en ligne de gestion de projets, etc.) et créez votre propre base d’outils et d’informations partagée pour faciliter les échanges entre le client et les équipes intervenantes !

Chez SOCAPS, nous avons construit une gamme d’outils complète permettant de suivre l’évolution du chantier.

Ces tableaux se composent des plannings prévisionnels et réels de nos intervenants par phase d’intervention, d’une liste récapitulative de tous les « out of scope » effectués par nos soins, détaillés et datés, d’un tableau de suivi des coûts liés à ces deux indicateurs (humains et out of scope) et d’un tableau de bord global pour suivre l’état d’avancement du projet. Tous ces KPI’s sont remis à jour hebdomadairement voire quotidiennement. Certains documents sont partagés avec le client, lui permettant de suivre l’avancement du chantier.

Lorsque les clients ont leurs propres outils, nous les complétons pour le client et nous en servons afin d’alimenter notre base de données.

Ce tableau de bord permet de piloter le projet en temps réel notamment en termes de coûts (à quel pourcentage du budget initial nous en sommes à l’instant T et de délais).

Nous insistons sur le fait que les limites au projet (« ce qu’on ne fait pas ») doivent être très précises pour éviter tout litige et toute interprétation différente. Une offre floue peut nuire à la réussite du projet et le faire échouer. Lors de la rédaction de ces limites, veillez donc à ce que les termes soient compris par tous, non litigieux et non équivoques.

Il faudra préciser également que toute intervention hors scope sera additionnelle au projet et pourra engendrer un coût supplémentaire. Sinon, les interventions hors scope ne seront pas forcément facturables mais engagerons votre responsabilité. Désengagez-vous donc de toutes les interventions que vous n’êtes pas censés faire.

Dans votre offre, vous préciserez également le budget du projet. Pour la prévision de vos coûts, adaptez votre marge à la complexité et à la précision du projet tout en veillant à vous laisser une marge supplémentaire pour tous les coûts cachés. Soyez attentif aux zones floues pouvant avoir un impact considérable sur votre budget, essayez d’étayer le projet au maximum pour obtenir un budget le plus représentatif et précis possible.

 

L’équipe

Ensuite, construisez une équipe solide et cohérente correspondant aux besoins techniques de votre projet. Une bonne équipe est constituée d’experts qualifiés sur les technologies utilisées mais également d’experts en communication sachant relayer l’information.

Chez SOCAPS, nous mettons un point d’honneur à constituer des équipes d’experts reconnus.

Nous répondons aux besoins les plus complets d’intervention grâce à notre réseau de spécialistes :

Responsables de site, Chefs de projet, Formateurs, Experts process, Techniciens de laboratoire, Dessinateurs / Projeteurs, Automaticiens, Techniciens SAV / Maintenance, Responsables sécurité, Mécaniciens, Électriciens, Électrotechniciens, Soudeurs, Tuyauteurs, Manutentionnaires, Experts Machines (souffleuses, remplisseuses, aseptiques, etc.).

 

Nos équipes d’intervention sont constituées localement par nos experts en recrutement et nos commerciaux en lien avec les équipes qui affecteront les bonnes personnes au projet.

Le chef de chantier aura aussi un rôle central dans ce projet. Il faudra qu’il soit expérimenté et que vous ayez confiance en lui pour qu’il vous explique en détail l’évolution de votre chantier.

Enfin, organisez votre projet avec le client et mettez-vous d’accord sur la stratégie à adopter. Pour que votre chantier soit réussi, il faut que vous puissiez en connaitre l’évolution. Bâtissez ensemble une organisation qui convienne à chacun d’entre vous, en veillant à effectuer un point hebdomadaire pour conserver le même niveau d’information.

 

La communication

La communication est un élément clé dans la réussite de votre projet. Vous devez avoir une réelle confiance entre tous vos interlocuteurs : le client et votre équipe.

La transparence de chacune des parties prenantes du projet est essentielle pour éviter toute asymétrie d’information. Ainsi, commencez le projet avec une réunion de lancement, dit « Kick-off meeting », et assurez-vous que chacun détienne le même niveau d’information.

Pourquoi avoir veillé à ce que vos intervenants soient dotés de qualité de transmission de l’information ? Car ils sont vos yeux, vos oreilles et vos mains lors de ce projet.

Soyez proche et en communication constante avec votre chef de chantier qui vous fera un reporting journalier rigoureux pour suivre l’évolution du chantier. Ce reporting doit comprendre les avancées du projet, les éventuels problèmes rencontrés, les hors scopes effectués et une analyse des coûts engagés et prévus.

Un bon chef de chantier est un chef de projet qui a compris les objectifs du projet et qui communique au bon moment. Il prépare son chantier, il est rigoureux dans ses rapports et dans la transmission de l’information entre les OEM, le client final et SOCAPS, il anticipe les problèmes et les communique au plus tôt pour pouvoir les résoudre rapidement et coordonne les équipes en fonction des besoins journaliers sur site.

Les reportings sont essentiels dans le suivi du chantier pour en connaitre l’évolution, maitriser les coûts et les délais engagés. La validation des actions qui ont été menées est donc importante. Faites ainsi valider au client toutes les interventions menées et les étapes achevées, qu’il s’agisse d’actions comprises dans le forfait mais également des actions qui n’étaient pas comprises dans le scope.

Chez SOCAPS, nous développons des outils internes de communication afin d’améliorer le suivi de nos chantiers à distance et temps en réel.

Soyez précis dans la rédaction des actions « hors scope », répertorierez-les ainsi que les coûts supplémentaires engagés.

En clair

Il y aura toujours des imprévus dans votre projet car tout n’est pas prévisible. Mais si vous avez intégré la variable « imprévus » dans votre offre, tant en termes de temps, que d’humain et de coût, alors vous saurez contrôler votre budget.

La recette gagnante réside donc dans la rigueur et l’organisation de votre projet, préparez-vous et communiquez !